Die Mehrzahl der durchgeführten IT-Projekte geraten in Schieflage. Eine Ursache dafür ist, dass die übergeordnete Zielsetzung des Vorhabens nicht oder nur in Teilen bekannt ist und somit zu wenig beachtet wird. Daher erstellen wir zuerst eine Stakeholder-Analyse, sprechen sowohl mit dem C-Level Management als auch mit wichtigen Stakeholdern und schreiben die formulierten, übergeordneten Ziele verbindlich fest. Zu Beginn des Projekts vereinbart das Projektteam diese Ziele verbindlich und kommuniziert sie wiederholt im Projektverlauf. Wir stellen sicher, dass alle Aktivitäten auf die vereinbarten Ziele einzahlen. Dabei stärken wir das Engagement für das gemeinsame Projekt, indem wir die Funktionalität der Ziele für den Projekterfolg stetig gemeinsam überprüfen und bei Bedarf nachschärfen.

Das Modellieren geradliniger Abläufe und/oder der Einsatz unterstützender IT-Systeme und –Methoden (z.B. Process Mining) sind elementare Bausteine für die erfolgreiche Prozessoptimierung. Aber ohne die beteiligten Menschen, die diese Prozesse mit Leben füllen, wird eine Optimierung nicht erfolgreich sein. Wir hinterfragen im Rahmen unserer Beratung stets, wem am Ende die Optimierung nützt, wer davon positiv oder negativ betroffen ist und wer die Vorteile der optimierten Prozesslandschaft proaktiv im eigenen Unternehmen vermitteln kann. Insbesondere bei Veränderungen der Aufbauorganisation, die zwangsläufig eine Anpassung der bestehenden Prozesse nach sich zieht, stehen Ängste und Sorgen um den Arbeitsplatz im Vordergrund sowie Bedenken, den neuen Anforderungen an die eigene Arbeit nicht gerecht zu werden. Eine ablehnende Haltung der Menschen gegenüber diesen Veränderungen wird sichtbar. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchzuführen, ist zunächst diese Barriere aus dem Weg zu räumen. Die FREIHAFEN IT hilft dabei kongruente Ziele zwischen Management und Belegschaft sicherzustellen und so eine solide Ausgangsbasis für jedwede Prozessoptimierung zu schaffen.

Die Praxis zeigt, dass die aufgenommenen Anforderungen für anstehende Optimierungsprojekte sehr stark auf das im Fokus stehende Thema eingeschränkt werden. In aller Regel sind dies fachliche und technische Anforderungen, um mithilfe geeigneter IT-Systeme eine Prozessoptimierung sicherzustellen. Diese Anforderungen zu erheben ist richtig, allerdings deutlich zu kurz gesprungen. Jede fachliche und technische Anforderung steht in einem größeren Kontext, den wir im Rahmen unserer Beratung in der Breite ermitteln. Nicht selten stoßen wir dabei bereits im Vorfeld konkreter Projekte auf Situationen, bei denen die Betrachtung des Kontextes zeigt, dass die unmittelbaren Anforderungen nicht wie geplant umsetzbar sind, z.B. weil andere Nutzergruppen im Unternehmen wie der Datenschutz oder die Revision auf davon abweichende Rahmenbedingungen hinweisen. Zudem kann die Wahl des geeigneten Softwareherstellers für die geplante Automatisierung durch die übergeordnete Digitalisierungsstrategie, Softwarearchitektur oder Einkaufspolitik beeinflusst werden.

Prozesse nur an den Stellen zu optimieren, die augenscheinlich defizitär sind, bedeutet die Symptome zu behandeln und nicht die gesamten Ursachen zu berücksichtigen. Um die bestmögliche Wirkung des Optimierungsvorhabens zu erzielen, müssen die ausgewählten Prozesse „end-to-end“ betrachtet werden. Daher muss der Schwerpunkt darauf liegen zu verstehen, welche Abläufe rund um die zu optimierenden Teilprozesse einen direkten oder indirekten Einfluss haben. Wir gehen gemeinsam mit dem Auftraggeber durch die alle Prozessinstanzen von Anfang bis Ende und analysieren, welche weiteren Prozesse im Unternehmen in die Betrachtung einbezogen werden müssen. Soll beispielsweise bei einem Auftraggeber der wertschöpfende Prozess „Verkauf“ optimiert werden, betrachten wir auch die umliegende Prozesslandschaft wie etwa den Einkaufsprozess oder den Produktionsprozess, da es im Regelfall zahlreiche Wechselwirkungen gibt.

Sehr häufig gibt es historisch bedingte Kommunikations- und Kooperationsprobleme zwischen einzelnen Organisationseinheiten, meist zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen. Um bereits in der Analysephase anstehender Optimierungsfelder alle Beteiligten mitzunehmen und auf eine gemeinsame, proaktive Mitarbeit einzuschwören, unterstützen wir in der Rolle des Mediators. Wenn wir den Eindruck gewinnen, dass eine erfolgreiche Verbesserung der Abläufe nur durch eine Veränderung oder Anpassung der bestehenden Aufbauorganisation erreicht werden kann, arbeiten wir dies gemeinsam mit dem Auftraggeber heraus.

Viele Beratungshäuser fokussieren sich bei ihrer Arbeit auf die Personen in der Auftraggeber-Organisation, die die Beratungsleistung unmittelbar beauftragen. Die FREIHAFEN IT GmbH geht wie beschrieben einen anderen Weg. Auch für uns stehen unsere Auftraggeber im Fokus, wir binden jedoch zwei weitere wichtige Personengruppen aktiv ein: Zum einen das Top-Management, um die strategische Zielsetzung korrekt zu verstehen und die uneingeschränkte Rückendeckung zu erhalten, sowie um ein Eskalationsgremium zu installieren. Zum anderen all die Personen in der Organisation, die direkt oder indirekt von dem Projektvorhaben wie z.B. einer Prozessoptimierung betroffen sind (oder zumindest je Personengruppe mindestens einen Repräsentanten). So machen wir Betroffene zu Beteiligten.